To αρχειακό φωτογραφικό υλικό προσφέρει τη δυνατότητα αψευδούς τεκμηρίωσης αντικειμένων, καταστάσεων και γεγονότων. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για αντικείμενα όπως η διαχείριση του φυσικού περιβάλλοντος, όπου η εικόνα του σήμερα είναι αποτέλεσμα αργής και συχνά μη ορατής με φυσικά τεκμήρια εξέλιξης.
Ωστόσο η αξιοποίηση του υλικού αυτού περνά μέσα από τη διάσωση του, την οργάνωσή του και την παροχή δυνατοτήτων μελέτης του από κοινό και ειδικούς. Μέχρι σχετικά πρόσφατα η χρήση των τεκμηρίων αυτών περιοριζόταν από την ίδια τη φύση του υλικού. Το φωτογραφικό υλικό είναι ευαίσθητο σε πληθώρα φυσικοχημικών διεργασιών αλλά και σε ακούσιες ή εκούσιες ανθρώπινες επεμβάσεις. Αυτό καθιστούσε τις διαδικασίες αρχειοθέτησης και αναπαραγωγή ιδιαίτερα χρονοβόρες, μεγάλου κόστους και με κάποιο κίνδυνο για την ασφάλεια του υλικού.
Σήμερα η ψηφιακή απεικόνιση επιλύει πολλά από αυτά τα προβλήματα καθώς το πρωτότυπο υλικό δεν χρειάζεται να αναπαράγεται πολλές φορές. Επιπρόσθετα, η αρχειοθέτηση και η καταλογογράφηση διευκολύνονται από τη δυνατότητα πολλαπλών κατατάξεων μιας εικόνας και την δυνατότητα συνοδείας της από τα μεταδεδομένα που διευκολύνουν τη διατήρηση πληθώρας απαραίτητων πληροφοριών, όπως από ποιον έγινε η λήψη, τι απεικονίζει, την ακριβή γεωγραφική της θέση και πολλά άλλα. Προϋπόθεση είναι η προσεκτική ψηφιοποίηση του πρωτότυπου υλικού και η ορθή αρχειοθέτηση του πρωτότυπου και του ψηφιακού τεκμηρίου.
Έχοντας αυτά υπόψη καθώς και την κατανόηση της υψηλής ιστορικής, επιστημονικής και εκπαιδευτικής αξίας του υλικού που μου ανατέθηκε να ψηφιοποιήσω, ανέλαβα την υλοποίηση του ανωτέρω έργου.
Η ψηφιοποίηση έχει τρία τμήματα, 1) την ψηφιοποίηση, 2) την καταλογογράφηση και 3) την ανάκτηση όλης της πληροφορίας που υπάρχει στο αναλογικό υλικό.
Η ψηφιοποίηση έγινε ως εξής:
Διαφάνειες (slides) ασπρόμαυρα 8bit, με ελάχιστη ανάλυση 4000px, φορμά jpeg 2000
Διαφάνειες (slides) έγχρωμα 24bit, με ελάχιστη ανάλυση 4000px, φορμά jpeg 2000
Φωτογραφίες ασπρόμαυρες 8bit, με ελάχιστη ανάλυση 4000px, φορμά jpeg 2000
Φωτογραφίες έγχρωμες 24bit, με ελάχιστη ανάλυση 4000px, φορμά jpeg 2000
Η πλειονότητα του υλικό που παραδόθηκε ήταν ταξινομημένο σε φακέλους κατά θεματικές ενότητες αλλά υπήρχε και υλικό που δεν είχε ταξινομηθεί θεματικά. Καθώς συνήθως τα ψηφιακά αρχεία αρχειοθετούνται σε ενιαία αποθηκευτικά μέσα, επιλέχτηκε σε κάθε φυσικό τεκμήριο να αναγραφεί με προσοχή για τη ασφάλεια του υλικού ένας μοναδικός κωδικός ο οποίος θα το συνοδεύει και θα αντιστοιχεί το τεκμήριο με τα αντίστοιχα ψηφιακά αρχεία. Για τις διαφάνειες ο κωδικός ξεκινά με «S» και ακολουθεί πενταψήφιος αριθμός. Αντίστοιχα για τις φωτογραφίες υπάρχει ο κωδικός «F». Άλλοι κωδικοί η σημειώσεις κάθε είδους επί των φυσικών τεκμηρίων διατηρήθηκαν.
Η ονοματοδοσία των ψηφιακών αρχείων ακολούθησε τον εξής κανόνα: Είδος τεκμηρίου/Αύξων αριθμός τεκμηρίου/Αναγνωριστικό/Πρόσθετη πληροφορία.
Στο φωτογραφικό υλικό υπήρχαν σε πολλές περιπτώσεις σημειώσεις που αφορούσαν το περιεχόμενο της εικόνας, όπως θέση λήψης, χρονολογία, φωτογράφος, θέμα κλπ. Μέρος αυτής της πληροφορίας καταγράφηκε στο όνομα του αρχείου (βλ. προηγούμενη ενότητα). Ωστόσο, συχνά υπήρχαν πολλά χρήσιμα στοιχεία στην πίσω όψη (β όψη) των φωτογραφιών που κρίθηκε σκόπιμο να συνοδεύσουν την εικόνα ως μια δεύτερη φωτογράφηση με τον ίδιο κωδικό (χωρίς τα πρόσθετα) και το γράμμα «b». Παράδειγμα η F01212_H_Gen. Apopseis_Vlahika Konakia_Evrytania στην πίσω όψη είχε πληροφορίες μάλλον για την θέση λήψης που δεν ήταν δυνατό να αποτυπωθούν στο όνομα του αρχείου.
Θα πρέπει να αναφερθεί ωστόσο ότι ήδη κατά την ψηφιοποίηση έχει γίνει μια αρχική επεξεργασία του συνόλου των εικόνων κυρίως με την αφαίρεση στιγμάτων και διόρθωση προβληματικών περιοχών των φωτογραφιών. Οι βασικές αυτές εργασίες είναι απαραίτητες για την καλύτερη επισκόπηση του υλικού που ψηφιοποιήθηκε.